ICT~Office, branchevereniging IT-, Telecom- en Officebedrijven
Het ministerie van BZK zoekt (ICT-)bedrijven voor ICT~Haalbaarheidstoets
EASI2010
11 feb 2011 om 13:15
Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) gaat
een ICT~Haalbaarheidstoets uitvoeren en wil hiervoor de dialoog aangaan
met bedrijven die kennis en ruime ervaring hebben met het leveren van
werkplekken en afdrukdiensten. De ICT~Haalbaarheidstoets is een product
van ICT~Office en heeft als doel de kwaliteit van ICT-projecten bij
overheidsorganisaties te verbeteren. De toets levert een advies op, dat
in een vroegtijdig stadium aangeeft of het gewenste ICT-project tot een
succes kan leiden en hoe de kans op succes vergroot kan worden.
Sinds juli 2007 maken 39 Rijksoverheidsorganisaties (waaronder zes
kerndepartementen en de Eerste en Tweede Kamer) gebruik van gezamenlijk
aanbestede contracten op het gebied van ICT-hardware. Per juli 2011
eindigen de door EASI2007 aanbestede overeenkomsten en deze betreffen
werkplekken, rekencentrum en netwerken. Om die reden is het programma
EASI2010 gestart, waarbij zowel het deelnemersveld als de scope breder
van opzet zijn.
De strategische keuzes die binnen het programma EASI2010 worden gemaakt
en de doelstellingen die worden beoogd, zijn vastgelegd in het
Strategiedocument (zie www.easi2010.nl). Dit Strategiedocument vormt
daarmee de basis voor de verdere uitvoering van EASI2010. Voordat
gestart wordt met de daadwerkelijke aanbesteding, wordt een aantal van
de in het Strategiedocument vastgelegde uitgangspunten en ambities aan
de markt voorgelegd via de ICT~Haalbaarheidstoets.
De scope van deze ICT~Haalbaarheidstoets betreft de aanbesteding van de
volgende twee clusters:
1. werkplekken: invoer en verwerkingsapparatuur (desktop, laptops,
thin clients, monitoren)
2. afdrukdiensten: afdrukapparatuur voor kantoorgebruik die optioneel
mogelijkheden heeft voor kopiëren, scannen en faxen
(multifunctionals, netwerkprinters en plotters)
Met behulp van de ICT~Haalbaarheidstoets wil het ministerie van BZK een
aantal ambities en uitgangspunten uit de strategie in twee workshops
voorleggen aan de markt. Het betreft daarbij met name de onderwerpen
duurzaamheid en marktconformiteit op het gebied van prijs en
product/dienst. De beide clusters worden in een aparte workshop aan de
markt voorgelegd. Dit onderscheid wordt gemaakt vanwege de
verschillende benodigde kennis en expertise voor beide clusters.
Vragen
In workshop 1 worden de volgende vragen die betrekking hebben op het
cluster werkplekken besproken met de markt:
* Vormt het programma van eisen een goede basis om uiteindelijk een
goede aanbesteding te kunnen doen? Welke onderdelen zouden moeten
worden aangepast om beter aan te sluiten op dat wat de markt kan
leveren?
* Marktconformiteit is een belangrijk criterium. Het contract moet
voorzien in een objectief en transparant prijsmodel dat moet leiden
tot markconformiteit gedurende de looptijd van het contract.
Hiervoor zijn in ieder geval de volgende maatregelen voorzien:
+ het toepassen van een onafhankelijke benchmark, ofwel
periodiek ofwel incidenteel, ter verificatie van de
prijsconformiteit (gebaseerd op een openbare prijslijst en het
vastgelegde kortingspercentage)
+ het toepassen van het principe van de meest begunstigde
clausule vanaf het moment van ingang van de overeenkomst
Wat is uw reactie op deze mechanismen?
* De deelnemers hechten aan een in de tijd stabiele inzet van
apparatuur(-lijnen): life cycle management. Op welke wijze kan de
markt een bijdrage leveren aan deze wens?
In workshop 2 worden de volgende deelvragen die betrekking hebben op
het cluster afdrukdiensten besproken met de markt:
* De strategische doelstellingen van de rijksoverheid o.h.g.v.
bedrijfsvoering maken een gezamenlijke aanbesteding noodzakelijk
voor bijna alle departementen (exclusief Defensie en de
Belastingdienst). Hoe kan de overheid er in haar vraagstelling voor
zorgen dat het productieproces niet wordt verstoord? Welke
aanvullende risicobeperkende maatregelen zijn mogelijk, indien er
onverhoopt toch leveringsproblemen zullen optreden gedurende de
volgende drie fasen:
+ bij aanvang: wanneer deelnemers, zij het trapsgewijs, zullen
instappen
+ gedurende de looptijd: wanneer alle deelnemers binnen het
contract afnemen
+ bij beëindiging van het contract: wanneer alle deelnemers naar
een volgend contract gemigreerd moeten worden
* Het programma gaat de prijzen voor afdrukdiensten op drie niveaus
uitvragen: basis (koop of maandelijkse huur), meerprijs per afdruk
bij afname van de dienst, andere additionele
(standaard-)dienstverlening. Is dit model voor de leveranciers
hanteerbaar? Aanvullend wordt gezocht naar additionele
mogelijkheden voor marktconformiteit gedurende de looptijd van het
contract zoals:
+ benchmarking. Heeft de markt kennis van dergelijke benchmarks
en is een dergelijk mechanisme voldoende
leveranciersonafhankelijk?
+ meest begunstigde clausule, vanaf het moment van ingang van de
overeenkomst
Levert de gekozen aanpak een level playing field
en garandeert de aanpak een fair prijsmechanisme?
Welke maatregelen zouden aanvullend kunnen worden
genomen?
* Zijn er creatieve ideeën om de milieubelasting gedurende de
looptijd te verminderen in een objectieve setting, waarin zowel de
belangen van de opdrachtgever als opdrachtnemer niet worden
geschaad?
* Het ministerie van BZK streeft naar prijsconformiteit en
duurzaamheid. Vormt het (concept) programma van eisen (verkrijgbaar
via www.easi2010.nl) een goede basis om uiteindelijk een goede
aanbesteding te kunnen doen? Welke onderdelen zouden moeten worden
aangepast om beter aan te sluiten op dat wat de markt kan leveren?
Lunchsessie
Tijdens de lunch zal met zowel de deelnemers van workshop 1 als
workshop 2 worden gediscussieerd over sociale inkoopvoorwaarden.
Om eisen en wensen op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord
Ondernemen (MVO) te concretiseren is het programma voornemens om
Sociale Voorwaarden Duurzaam Inkopen op te nemen in het contract. Het
gaat daarbij om naleving van de ILO-regels en de toepassing van de
regimes bij keteninitiatieven. Een concepttekst is verkrijgbaar via
www.easi2010.nl. Daarnaast is het programma EASI2010 voornemens deze
eisen ook op te leggen aan de apparatuur, zoals die in de aanbieding
wordt geoffreerd. Beschouwt de markt een dergelijke concretisering van
MVO als realistisch en controleerbaar?
Workshops
Het ministerie van BZK en ICT~Office houden donderdag 24 februari 2011
deze twee workshops in Den Haag. (ICT-)bedrijven met kennis van
ICT-hardware zoals wordt aanbesteed in het programma EASI2010 en die
zich als potentiële inschrijver beschouwen, kunnen in aanmerking komen
om hieraan deel te nemen.
Voor workshop 1 wordt gezocht naar marktpartijen die ervaring hebben
met het leveren van werkplekken op vergelijkbare schaal (meer dan
15.000 werkplekken per jaar), inclusief de optionele dienstverlening,
en voornemens zijn in te schrijven op deze aanbesteding.
Voor workshop 2 wordt gezocht naar bedrijven die ervaring hebben met
het leveren van afdrukdiensten (multifunctionals, netwerkprinters) op
vergelijkbare schaal (meer dan 2000 apparaten) en voornemens zijn in te
schrijven op deze aanbesteding. De dienstverlening zal verspreid over
Nederland worden afgenomen met een zwaartepunt in de Haagse regio.
Het dagprogramma is als volgt:
9:00 u. Inloop
9:30 u. - 12:30 u. Workshop 1: Werkplekken
12:30 u. - 13:30 u. Lunch: Sociale inkoopvoorwaarden
13:30 u. - 16:30 u. Workshop 2: Afdrukdiensten
16:30 u. Borrel
Geïnteresseerde bedrijven kunnen zich voor deelname aan één van beide
workshops via e-mail met een korte motivatie aanmelden. De
uiteindelijke keuze voor de uit te nodigen partijen ligt bij het
programma EASI2010. Per bedrijf kan maximaal één persoon deelnemen aan
een workshop.
Kijk voor meer informatie over de ICT~Haalbaarheidstoets op
www.haalbaarheidstoets.nl. Meer informatie over EASI2010 vindt u op
www.easi2010.nl.