ICT~Office, branchevereniging IT-, Telecom- en Officebedrijven


Het ministerie van BZK zoekt (ICT-)bedrijven voor ICT~Haalbaarheidstoets EASI2010

11 feb 2011 om 13:15

Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) gaat een ICT~Haalbaarheidstoets uitvoeren en wil hiervoor de dialoog aangaan met bedrijven die kennis en ruime ervaring hebben met het leveren van werkplekken en afdrukdiensten. De ICT~Haalbaarheidstoets is een product van ICT~Office en heeft als doel de kwaliteit van ICT-projecten bij overheidsorganisaties te verbeteren. De toets levert een advies op, dat in een vroegtijdig stadium aangeeft of het gewenste ICT-project tot een succes kan leiden en hoe de kans op succes vergroot kan worden.

Sinds juli 2007 maken 39 Rijksoverheidsorganisaties (waaronder zes kerndepartementen en de Eerste en Tweede Kamer) gebruik van gezamenlijk aanbestede contracten op het gebied van ICT-hardware. Per juli 2011 eindigen de door EASI2007 aanbestede overeenkomsten en deze betreffen werkplekken, rekencentrum en netwerken. Om die reden is het programma EASI2010 gestart, waarbij zowel het deelnemersveld als de scope breder van opzet zijn.

De strategische keuzes die binnen het programma EASI2010 worden gemaakt en de doelstellingen die worden beoogd, zijn vastgelegd in het Strategiedocument (zie www.easi2010.nl). Dit Strategiedocument vormt daarmee de basis voor de verdere uitvoering van EASI2010. Voordat gestart wordt met de daadwerkelijke aanbesteding, wordt een aantal van de in het Strategiedocument vastgelegde uitgangspunten en ambities aan de markt voorgelegd via de ICT~Haalbaarheidstoets.

De scope van deze ICT~Haalbaarheidstoets betreft de aanbesteding van de volgende twee clusters:

1. werkplekken: invoer en verwerkingsapparatuur (desktop, laptops, thin clients, monitoren)

2. afdrukdiensten: afdrukapparatuur voor kantoorgebruik die optioneel mogelijkheden heeft voor kopiëren, scannen en faxen (multifunctionals, netwerkprinters en plotters)

Met behulp van de ICT~Haalbaarheidstoets wil het ministerie van BZK een aantal ambities en uitgangspunten uit de strategie in twee workshops voorleggen aan de markt. Het betreft daarbij met name de onderwerpen duurzaamheid en marktconformiteit op het gebied van prijs en product/dienst. De beide clusters worden in een aparte workshop aan de markt voorgelegd. Dit onderscheid wordt gemaakt vanwege de verschillende benodigde kennis en expertise voor beide clusters.

Vragen

In workshop 1 worden de volgende vragen die betrekking hebben op het cluster werkplekken besproken met de markt:

* Vormt het programma van eisen een goede basis om uiteindelijk een goede aanbesteding te kunnen doen? Welke onderdelen zouden moeten worden aangepast om beter aan te sluiten op dat wat de markt kan leveren?

* Marktconformiteit is een belangrijk criterium. Het contract moet voorzien in een objectief en transparant prijsmodel dat moet leiden tot markconformiteit gedurende de looptijd van het contract. Hiervoor zijn in ieder geval de volgende maatregelen voorzien:
+ het toepassen van een onafhankelijke benchmark, ofwel periodiek ofwel incidenteel, ter verificatie van de prijsconformiteit (gebaseerd op een openbare prijslijst en het vastgelegde kortingspercentage)

+ het toepassen van het principe van de meest begunstigde clausule vanaf het moment van ingang van de overeenkomst

Wat is uw reactie op deze mechanismen?


* De deelnemers hechten aan een in de tijd stabiele inzet van apparatuur(-lijnen): life cycle management. Op welke wijze kan de markt een bijdrage leveren aan deze wens?

In workshop 2 worden de volgende deelvragen die betrekking hebben op het cluster afdrukdiensten besproken met de markt:
* De strategische doelstellingen van de rijksoverheid o.h.g.v. bedrijfsvoering maken een gezamenlijke aanbesteding noodzakelijk voor bijna alle departementen (exclusief Defensie en de Belastingdienst). Hoe kan de overheid er in haar vraagstelling voor zorgen dat het productieproces niet wordt verstoord? Welke aanvullende risicobeperkende maatregelen zijn mogelijk, indien er onverhoopt toch leveringsproblemen zullen optreden gedurende de volgende drie fasen:

+ bij aanvang: wanneer deelnemers, zij het trapsgewijs, zullen instappen

+ gedurende de looptijd: wanneer alle deelnemers binnen het contract afnemen

+ bij beëindiging van het contract: wanneer alle deelnemers naar een volgend contract gemigreerd moeten worden
* Het programma gaat de prijzen voor afdrukdiensten op drie niveaus uitvragen: basis (koop of maandelijkse huur), meerprijs per afdruk bij afname van de dienst, andere additionele (standaard-)dienstverlening. Is dit model voor de leveranciers hanteerbaar? Aanvullend wordt gezocht naar additionele mogelijkheden voor marktconformiteit gedurende de looptijd van het contract zoals:

+ benchmarking. Heeft de markt kennis van dergelijke benchmarks en is een dergelijk mechanisme voldoende leveranciersonafhankelijk?

+ meest begunstigde clausule, vanaf het moment van ingang van de overeenkomst

Levert de gekozen aanpak een level playing field en garandeert de aanpak een fair prijsmechanisme? Welke maatregelen zouden aanvullend kunnen worden genomen?

* Zijn er creatieve ideeën om de milieubelasting gedurende de looptijd te verminderen in een objectieve setting, waarin zowel de belangen van de opdrachtgever als opdrachtnemer niet worden geschaad?

* Het ministerie van BZK streeft naar prijsconformiteit en duurzaamheid. Vormt het (concept) programma van eisen (verkrijgbaar via www.easi2010.nl) een goede basis om uiteindelijk een goede aanbesteding te kunnen doen? Welke onderdelen zouden moeten worden aangepast om beter aan te sluiten op dat wat de markt kan leveren?

Lunchsessie

Tijdens de lunch zal met zowel de deelnemers van workshop 1 als workshop 2 worden gediscussieerd over sociale inkoopvoorwaarden.

Om eisen en wensen op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) te concretiseren is het programma voornemens om Sociale Voorwaarden Duurzaam Inkopen op te nemen in het contract. Het gaat daarbij om naleving van de ILO-regels en de toepassing van de regimes bij keteninitiatieven. Een concepttekst is verkrijgbaar via www.easi2010.nl. Daarnaast is het programma EASI2010 voornemens deze eisen ook op te leggen aan de apparatuur, zoals die in de aanbieding wordt geoffreerd. Beschouwt de markt een dergelijke concretisering van MVO als realistisch en controleerbaar?

Workshops

Het ministerie van BZK en ICT~Office houden donderdag 24 februari 2011 deze twee workshops in Den Haag. (ICT-)bedrijven met kennis van ICT-hardware zoals wordt aanbesteed in het programma EASI2010 en die zich als potentiële inschrijver beschouwen, kunnen in aanmerking komen om hieraan deel te nemen.

Voor workshop 1 wordt gezocht naar marktpartijen die ervaring hebben met het leveren van werkplekken op vergelijkbare schaal (meer dan 15.000 werkplekken per jaar), inclusief de optionele dienstverlening, en voornemens zijn in te schrijven op deze aanbesteding.

Voor workshop 2 wordt gezocht naar bedrijven die ervaring hebben met het leveren van afdrukdiensten (multifunctionals, netwerkprinters) op vergelijkbare schaal (meer dan 2000 apparaten) en voornemens zijn in te schrijven op deze aanbesteding. De dienstverlening zal verspreid over Nederland worden afgenomen met een zwaartepunt in de Haagse regio.

Het dagprogramma is als volgt:

9:00 u. Inloop
9:30 u. - 12:30 u. Workshop 1: Werkplekken
12:30 u. - 13:30 u. Lunch: Sociale inkoopvoorwaarden 13:30 u. - 16:30 u. Workshop 2: Afdrukdiensten
16:30 u. Borrel

Geïnteresseerde bedrijven kunnen zich voor deelname aan één van beide workshops via e-mail met een korte motivatie aanmelden. De uiteindelijke keuze voor de uit te nodigen partijen ligt bij het programma EASI2010. Per bedrijf kan maximaal één persoon deelnemen aan een workshop.

Kijk voor meer informatie over de ICT~Haalbaarheidstoets op www.haalbaarheidstoets.nl. Meer informatie over EASI2010 vindt u op www.easi2010.nl.