"Als je ledenadministratie op orde is, kun je veel meer doen" (Kerkb..


"Als je ledenadministratie op orde is, kun je veel meer doen" (Kerkbalans) 7-1-2015

[IMG]

Kerkbalansconsulent Hilaire van den Bergh

Een up-to-date ledenadministratie is een voorwaarde voor een goed gevoerde actie Kerkbalans. Hilaire van den Bergh is Kerkbalansconsulent en penningmeester van de Interparochiele Vereniging (IPV Rotterdam-Oost,Capelle aan den IJssel, Nieuwerkerk aan den IJssel, Krimpen aan den IJssel). Hij
vertelt: "In de IPV worden in alle vijf de parochies van Navision zowel de module Financiele Administratie als de module Ledenadministratie gebruikt. Dat proces is gestart in 2010, toen de laatste parochie bij de IPV kwam, Krimpen. We hebben toen gezegd: we moeten allemaal werken met Navision
Financieel en Navision Ledenadministratie."

"We waren op dat moment nog geen fusieparochie, maar al wel een club en we wilden graag overzicht hebben. Ook hadden we al wel een vermoeden dat er te zijner tijd een fusie zou komen." Inmiddels is dat fusieproces gestart. Per 1 januari 2016 zal er een nieuwe parochie ontstaan met een
parochiebestuur. In december vond een eerste informatiebijeenkomst plaats. In januari volgen er nog enkele.

Vergelijkbaarheid en onderling gesprek
Wat is het voordeel van de ledenadministratie en het financiele overzicht? Hilaire van den Bergh: "De vergelijkbaarheid tussen de verschillende parochies wordt veel makkelijker. Denk aan de opbrengst eigen collecte en de opbrengst Kerkbalans en ook bijvoorbeeld aan de energiekosten van
kerkgebouwen. Inzicht bevordert een eerlijke vergelijking." In de IPV spraken de penningmeesters de afgelopen jaren met enige regelmaat over de financiele positie van parochies. Hilaire: "Het voeren van hetzelfde systeem Navision wordt door het bisdom zeer gewenst, maar het overzicht dat
erdoor ontstaat is ook van belang om onderling goed te kunnen spreken."

Warm pleidooi
De Kerkbalansconsulent houdt een warm pleidooi voor de ledenadministratie, vanuit zijn eigen parochiepraktijk als Kerkbalansconsulent en als oud-deelnemer aan de Leergang Communicatie en Fondsenwerving. "Het verrast me als parochies nog niet zijn overgestapt op Navision Ledenadministratie en
Navision Financieel. Als je het niet doet, heb je echt een handicap, omdat je minder overzicht hebt, en het bisdom vraagt het al geruime tijd. Als er lokaal met eigen bestanden wordt gewerkt in programma's als Word of Excel, loop je ook het risico dat je bestanden vervuilen als je de
aansluiting mist met wijzigingen die op het parochiesecretariaat binnenkomen. Het betekent extra werk en met vervuilde bestanden kom je slechter binnen bij je lezers. Een brief wordt bijvoorbeeld verkeerd bezorgd, of een aanhef is niet goed."

"Een groot nadeel als je ledenadministratie niet op orde is, is dat je minder goed kunt segmenteren voor je actie Kerkbalans. Maak een splitsing tussen mensen die regelmatig geven en mensen die nog nooit een bijdrage Kerkbalans gegeven hebben. Zo kun je mensen een richtbedrag aangeven. En
verfijn vervolgens tussen de mensen die een groter bedrag geven en mensen met een meer bescheiden gift. Hiervoor heb je de koppeling nodig van Navision Ledenadministratie en Navision Financieel, via de module Kerkbijdrage."

`Je kunt veel meer doen'
Investeren in je ledenadministratie is niet alleen de moeite waard vanwege Kerkbalans. Het maakt veel meer mogelijk. Hilaire: "Denk aan andere vormen van communicatie. Verzamel bijvoorbeeld emailadressen en nodig mensen uit voor de nachtmis. Een e-mail aan 500 `a 800 mensen is efficienter en
goedkoper dan datzelfde aantal brieven vouwen en dichtplakken, en frankeren of bezorgen. Je kunt als je ledenadministratie op orde is, veel meer doen."

Gebruiksonvriendelijk? Ingewikkeld? De moeite waard?
"Soms hebben mensen in parochies het idee dat Navision gebruikersonvriendelijk is, maar dat is vaak van horen zeggen en het klopt niet meer. Het financiele gedeelte van Navision is twee `a drie jaar geleden helemaal verbeterd en nu veel gebruikersvriendelijker. Verder, in algemene zin, vragen
mensen zich bij veranderingen vaak af waarom dat nodig is. Is het de moeite waard en wegen de baten op tegen de lasten? Dat is zeker het geval. Investeren in je ledenadministratie is een investering die zich terugbetaalt. En als mensen opzien tegen het werk vanwege beperkte menskracht, of als
ze opzien tegen de aanvullende opleiding en kennis die nodig is, zeg ik altijd: er is ondersteuning beschikbaar via het bisdom, cursussen en ondersteuning."

Relevantie parochie voor het voetlicht brengen
"Als parochie wil je je relevantie, dat wat je aan te bieden hebt, voor het voetlicht brengen. In de gesprekken die ik als Kerkbalansconsulent met parochies heb, merk ik dat de Kerkbalansbrief belangrijk is, qua opstelling en taal en vorm. Maar de inhoud van de boodschap is het
allerbelangrijkst. Wat is de boodschap die je uitzendt naar de mensen die je brief ontvangen? Die boodschap kan in parochies en locaties verschillend zijn, maar de kern zou moeten zijn: we zijn er voor de katholieke gelovigen en hebben een rol en een taak in de parochie in de samenleving. Maar
voordat je goed gestructureerd kunt werken, ook naar buiten toe, moet je basis op orde zijn: je ledenadministratie en je financiele administratie, geschraagd door een goed functionerend secretariaat."

* Lees meer over Kerkbalans op deze website op de pagina 'Kerkbalans: een positieve inspanning loont'