30-10-2015 `Een van de grootste frustraties van onze auditors is de uitspraak van veel bedrijven dat het moet van ISO', aldus Edwin Franken, managing director van TUeV Nederland op het NEN-congres `De impact van de nieuwe ISO's' op 6 oktober jl. Maar het moet helemaal niet van ISO!

De nieuwe ISO 9001 en ISO 14001, die volgens de High Level Structure (HLS) zijn opgezet, bieden juist de flexibiliteit om vanuit de eigen bedrijfsvoering te redeneren en niet vanuit de norm. Franken: `De norm is ervoor om te controleren of alle aspecten van de bedrijfsvoering in het managementsysteem zijn meegenomen.'

Onder de inspirerende leiding van dagvoorzitter Ben Tiggelaar werd een uitverkochte Jaarbeurs door een boordevol programma geleid. Sprekers uit verschillende disciplines gaven hun visie op de nieuwe ISO-normen 9001 en 14001.

Algemeen directeur van NEN, Piet-Hein Daverveldt, reikte beide normen in de net uitgekomen Nederlandse vertaling uit aan Michael van Straalen, voorzitter van MKB-Nederland. Die gaf aan blij te zijn met de veel betere toepasbaarheid voor het mkb: `Hiermee is een ISO-certificering niet alleen binnen Nederland, maar wereldwijd een paspoort voor succes!'

Koppeling van strategie en operatie

`De HLS omvat alle elementen die in essentie nodig zijn om een organisatie goed te laten draaien', stelde Dick Hortensius, senior consultant managementsystemen bij NEN. Aan de hand van een overzichtelijke matrix liet hij zien hoe de zeven elementen van de HLS gekoppeld kunnen worden aan de boardroomthema's. Naast generieke thema's als leiderschap, risicomanagement, compliancemanagement en stakeholdermanagement kunnen organisaties thema's toevoegen die voor hen relevant zijn, bijvoorbeeld verandermanagement, ketenmanagement of innovatiemanagement. `De HLS biedt de koppeling tussen de PDCA-cycli van het strategische niveau - de goede dingen doen - en het operationele niveau - de dingen goed doen. De KAM-manager functioneert op het snijvlak tussen beide cycli.' Volgens consultant, trainer en coach Edwin Martherus van T-Riskmanagement verdient de KAM-manager deze plek. `Van de gemiddeld veertig tot tachtig risico's - en niet te vergeten, kansen - voor een organisatie valt de helft binnen het aandachtsgebied van de KAM-manager.'

Hoe kom ik op de managementagenda?

`De uitdaging voor de KAM-manager is dan om zich te ontwikkelen tot businesspartner voor beide niveaus', constateerde Ton Dijkzeul, directeur GITP Organisatie Ontwikkeling en Training. Om in die rol op de managementagenda te komen, is het zaak dat de KAM-manager de context van de business en de marktdynamiek kent, vernieuwend met kwaliteit weet om te gaan, bijvoorbeeld door gebruik te maken van big data en social media, verandertechnieken beheerst en leert adviseren, beinvloeden en overtuigen. `Maar vermijd als KAM-manager binnen je bedrijf de term ISO zo veel mogelijk', benadrukte Mia Goetvinck, director Business Excellence & CSR bij Ricoh Belux. `Spreek als KAM-manager de taal van het management en vraag waar zij 's nachts wakker van liggen.' Dat dit werkt, ervoer Noud van Roermund, Quality & Compliance manager bij Luchtverkeersleiding Nederland. Zijn CEO zei aan het eind van de vergadering over de ISO 9001-hercertificering: `Het gesprek met jou begint steeds leuker te worden.'

Niet het `wat', maar het `waarom' motiveert

Verschillende sprekers benadrukten dat het gaat om het redeneren vanuit de strategie van de organisatie, om het communiceren en om het motiveren van mensen om op hun niveau aan het realiseren van de strategie bij te dragen. Dijkzeul: 'Je krijgt mensen dezelfde kant op als ze zich aangesproken voelen door het `waarom' van een organisatie, niet door wat ze produceert.' Dit vraagt ook om begrip van het gedrag van mensen, zo bleek uit de presentatie van Pieter van der Zwet, managing director bij MWH Global. `Als leider heb je een aantal knoppen om aan te draaien', stelde hij. `Voorbeeldgedrag vertonen, zorgen voor een omgeving waarin mensen van nature gewenst gedrag vertonen, en de voorwaarden scheppen voor een gewenste houding door kennis, vaardigheden en motivatie te versterken.'

We hadden toch al een HLS?

Terwijl sommige bedrijven ISO nog als een verplichting zien, zijn er ook bedrijven die ontdekken dat zij hun managementsysteem eigenlijk al volgens een eigen vorm van HLS hebben ingericht. Dit geldt bijvoorbeeld voor het Integrated Management System van AkzoNobel, zo bleek uit de presentatie van Harry Brouns, manager HSE Systems bij AkzoNobel Industrial Chemicals. Brouns: `De HLS was voor mij een aangename verrassing. Op basis hiervan gaan wij ons eigen IMS verder verbeteren.' Op die lijn zit Ricoh BeLux ook. Mia Goetvinck: `Een geintegreerd managementsysteem zorgt voor een cultuur van continu verbeteren, leren, creativiteit en innovatie.' In zijn sessie over de belangrijkste veranderingen bij ISO 14001 liet Frans Stuyt, directeur van SCCM, zien hoe ook deze norm dankzij de HLS de ruimte voor eigen invulling biedt.

Wie zijn de stakeholders?

Een onderwerp dat vaker terugkwam, was het toepassingsgebied van de norm ISO 9001:2015. Zo benadrukte consultant, trainer en auditor Bob Alisic in zijn presentatie over stakeholdermanagement dat het hier gaat om het in kaart brengen van personen of groepen die mogelijk effect hebben op het vermogen van de organisatie om consequent producten en diensten te leveren die voldoen aan de eisen van de klant en de relevante eisen uit wet- en regelgeving. Het doel hiervan is alleen het monitoren van de tevredenheid van de klant, niet die van andere stakeholders. `Maar iedere organisatie mag natuurlijk altijd meer doen dan wat ISO 9001 eist!' In dezelfde sfeer ligt de opvatting over de veel grotere nadruk die in de nieuwe ISO 9001 en ISO 14001 op risicogebaseerd denken is komen te liggen. Han Visser, manager QHSE bij VSH Fittings en normcommissielid, legde uit dat bewust niet is gekozen voor de term risicomanagement. `ISO 9001:2015 biedt een voorzichtige introductie op ISO 31000, die veel verder gaat.'

Van weten naar doen

In zijn dagafsluiting gaf Ben Tiggelaar tips om met de verworven kennis aan de slag te gaan: `Verwacht niet dat de collega's op het werk meteen begrijpen wat je hier vandaag hebt gedaan. Ga daarom niet meteen over tot actie, maar stel als KAM-manager voor jezelf eerst een aantal leerdoelen. Als je ISO wilt inzetten, zoek dan naar een probleem waarvoor jij de oplossing kunt zijn. Als je over ISO begint, denken ze meteen dat dit boven op hun werk komt in plaats van dat het hen helpt. Kijk hoe je met behulp van de HLS regels kunt afschaffen. Daar krijg je de handen voor op elkaar. Begin bij veranderingen bij het aanpassen van kleine gewoontes. Geen grote stappen ineens. En hou het simpel, gebruik je boerenverstand. Bedenk dat de grote Deming een boerenzoon uit Iowa was!'

Download presentaties

U kunt de presentaties hier downloaden.

Meer informatie over ISO 9001 en ISO 14001

Voor inhoudelijke informatie over de nieuwe ISO 9001 of over het normalisatieproces: Annemarie de Jong, consultant Managementsystemen, e-mail annemarie.dejong@nen.nl.

Voor inhoudelijke informatie over de nieuwe ISO 14001 of over het normalisatieproces: Dick Hortensius, senior consultant Managementsystemen, e-mail dick.hortensius@nen.nl.