`Er zijn meerdere e-Depot voorzieningen beschikbaar en deze zijn allemaal nog in ontwikkeling'. Dit blijkt uit het onderzoeksrapport `e-Depot monitor' dat de Vereniging Zeeuwse Gemeenten (VZG) op 6 april 2016 heeft gepresenteerd. Het e-Depot van het Zeeuws Archief is een van de koplopers. Een e-Depot is een voorziening waarmee digitale informatie zo lang als het nodig is leesbaar, toegankelijk en authentiek wordt gehouden.

De VZG heeft vorig jaar het bureau eSpecialisten opdracht gegeven in kaart te brengen welke e-Depot voorzieningen er zijn en hoe die zich tot elkaar verhouden. Met deze monitor wil de VZG overheidsorganen steunen bij het maken van een onderbouwde keuze voor een voorziening waar zij hun digitale overheidsarchieven willen onderbrengen. Na een eerste selectie zijn uiteindelijk negen (combinaties van) aanbieders van e-Depot voorzieningen naast elkaar gezet.

Overheden werken bijna helemaal digitaal en dus wordt ook hun archief digitaal ingericht zodat de informatie duurzaam toegankelijk blijft voor iedereen. Digitale informatie is vluchtig en door de snelle wisselingen van systemen en software dreigt er `digitale dementie' omdat informatie onleesbaar wordt. Een e-Depot voorkomt dat. Ook particuliere stichtingen en verenigingen enbedrijven die hun informatie voor lange tijd beschikbaar willen houden kunnen gebruik maken van de informatie in de e-Depot monitor.

Hier kunt u het rapport e-Depot monitor vinden. En hier vindt u meer informatie over het e-Depot van het Zeeuws Archief.

e-Depot Zeeuws Archief

Het e-Depot van het Zeeuws Archief is een volwaardige voorziening, zo schrijven de onderzoekers. Het e-Depot is eind vorig jaar in bedrijf genomen. Nu werkt het Zeeuws Archief nog aan het completeren van de dienstverlening rond het e-Depot. Ook worden er pilots uitgevoerd met overheden om het hele proces van invoer, beheer en toegankelijkheid uit te werken en te toetsen.

Voor het e-Depot maakt het Zeeuws Archief gebruik van de digitale infrastructuur van het Nationaal Archief in Den Haag en er wordt nauw samen met de Regionale historische centra (RHC's) in de andere provinciehoofdsteden. Deze brede samenwerking garandeert een hoogwaardige voorziening waarbinnen het e-Depot zich zal blijven ontwikkelen.

Het Zeeuws Archief is al ruim honderd jaar geleden ingesteld om informatie van zowel overheden als stichtingen en verenigingen te beheren en toegankelijk te houden. Het is een samenwerkingsverband tussen het voormalige rijksarchief in de provincie Zeeland en de gemeenten Middelburg en Veere en beheert ook archieven van o.a. de provincie, het waterschap, de gemeente Kapelle en vele verenigingen, stichtingen en families.

De e-Depot voorziening van het Zeeuws Archief is beschikbaar voor de Zeeuwse overheden en gemeenschappelijke regelingen. Die organisaties hebben een wettelijke archiefplicht. Maar ook bedrijven, verenigingen en stichtingen kunnen hun digitale archieven laten beheren door het Zeeuws Archief. Mocht u meer willen weten over het e-Depot en de voorwaarden waaronder u hier gebruik van kunt maken, neem dan contact op met Hanneke van Aalst. Of kijk eens op de website van het ZeeuwsArchief onder e-Depot.