Slim onderhoud leidt tot waardecreatie

DOOR Redactie - 25 april 2016

Dit is een artikel in de reeks praktijkverhalen over hoe beheer en onderhoud via een ESCo ingeregeld kan worden. Op dinsdag 4 oktober wordt de verhalen door Selina Roskam in gebundelde vorm gelanceerd tijdens de Gemeentelijke vastgoeddag. Vandaag het praktijkverhaal over:

* WTC Schiphol

* Gebaseerd op een evaluatie uitgevoerd door ECN in het kader van Transparense-project. Hieraan namen deel: Arie Kraaijenoord (Technisch Property Manager, World Trade Center Schiphol Airport); Ed Rooijakkers (Halmos Adviseurs); Jan Ewout Scholten (Business Development, Cofely) en Ruud Schreuder (Serviceleider Utiliteit, Cofely).

WTC Schiphol had een nieuw onderhoudscontract nodig en zag kans om het onderhoud en beheer te verduurzamen. Uitgangspunt van het prestatiecontract is dat slim onderhoud geen kostenpost is maar juist leidt tot waardecreatie. Het energieverbruik is significant verlaagd door het verbeteren van het functioneren van de bestaande installaties. Hoog comfort voor gebruikers is daarbij een belangrijke voorwaarde.

Top kantoorruimte in hoogste marktsegment

WTC Schiphol Airport is een van de meest exclusieve kantoorgebouwen in Nederland en heeft een directe overdekte verbinding met de terminal van de luchthaven, Schiphol Plaza en het NS treinstation. In het WTC zijn bedrijven gevestigd die actief zijn in de financiele dienstverlening, internationale (hoofd)kantoren en in de luchtvaartsector. World Trade Center Schiphol Airport is een gezamenlijke belegging van Schiphol Real Estate, de vastgoeddochter van Schiphol Group, en het CBRE Dutch Office Fund, een niet-beurs genoteerd vastgoedfonds van CBRE Global Investors.

Eerste contract in Nederland volgens ISSO `Duurzaam Beheer en Onderhoud'

Voor het nieuwe onderhoudscontract, organiseerde WTC Schiphol een aanbesteding. Cofely won de aanbesteding en monitort, beheert en onderhoudt de installaties sinds 2014 met als doel energie- en efficiencywinst te behalen met behoud van comfort. Het is het eerste onderhoudscontract in Nederland volgens de normering van de ISSO publicatiereeks `Duurzaam Beheer en Onderhoud'. Bij de totstandkoming van deze onderhoudsovereenkomst is het WTC Schiphol Airport geadviseerd en begeleid door Halmos Adviseurs. Met het onderhoudscontract geeft WTC Schiphol invulling aan haar duurzaamheidsambities.

Goede oplossingen vergen tijd en overleg

waardecreatieWat waren de belangrijkste barrieres voor dit project? Arie Kraaijenoord: "We wilden een flexibel contract dat alle partijen uitdaagt. We vinden duurzaam onderhoud belangrijk omdat dit voor onze huurders alsmede voor beide eigenaren waardevol is. Het is lastig om de prestatie-eisen te formuleren op het gebied van gegarandeerde besparing en comfort. Je moet de tijd nemen om hier samen over te discussieren om zo de juiste oplossing te kiezen. Dat is gelukt. Het project was zowel voor ons als opdrachtgever als voor de aannemer een pilot. Na de selectie van Cofely, namen we een jaar om in co-productie het project te definieren. Pas toen alles helder was, is het contract getekend. Zo voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan."

Ed Rooijakkers vult aan: "In het contract staan doelen die conflicterend kunnen zijn met elkaar: energiebesparing en comfort. Dat is een uitdaging. Daarom laten we beide doelen apart monitoren met behulp van de methode `Retro-commissioning', dat werkt goed."

Wederzijds vertrouwen vormt sterke basis

Ruud Schreuder: "Wederzijds vertrouwen is cruciaal voor energieprestatiecontracten. Gelukkig was dit vertrouwen er al omdat de marktpartijen elkaar goed kenden van het vorige onderhoudscontract voor WTC Schiphol Airport. Ook is het belangrijk dat je elkaars risico's goed kunt inschatten. Bilaterale onderhandelingsrondes leiden tot het benodigde inzicht. Daar moet je de tijd voor nemen. Je moet niet meteen alles in beton gieten, dat is vragen om problemen. Neem altijd een periode om aannames te toetsen en te onderzoeken welke gegarandeerde prestaties realistisch zijn. Zo voorkom je juridisch geharrewar in latere fasen."

Standaardisatie van meetmethoden is wenselijk

Hoe worden de energieprestaties gegarandeerd? Jan Ewout Scholten: "In de annex van het contract staat de methode beschreven en de belangrijkste voorwaarden en parameters. Bij de start van het project bepaalden we de `baseline' voor het energieverbruik. Aan het einde van het eerste jaar maten we de `performance line'. Zodoende kunnen we de prestatie bepalen. Daarnaast rapporteren we maandelijks over het energieverbruik en het comfort niveau. Door de complexiteit van de energiebijlagen van het contract was betrokkenheid van experts cruciaal. Het werken met een gestandaardiseerde en geaccepteerde methode, zou dit proces vergemakkelijken. Dat is een les voor volgende projecten."

Prestatiecontracten vergen andere expertise en organisatie

Welke lessen hebben jullie nog meer geleerd? Ruud Schreuder: "Het is van belang dat de medewerkers veel kennis hebben van energiemanagement en monitoring. Daarom maakten we speciaal voor dit project een implementatieplan en een training. Ook coachen experts de betrokken medewerkers. We ontwikkelden specifieke methoden om het energieverbruik, het comfortniveau, de besparing en de installatieprestaties te meten. Daarnaast ontwikkelden we speciale software tools voor dit project. Doordat het vereiste kennis- en vaardighedenniveau voor dit type project hoger is dan bij conventionele projecten, was er ook een andere organisatiestructuur nodig. Normaliter ligt het accent op accountmanagement en op projectmanagement verricht door lager opgeleid personeel. Nu zijn er ondersteunende specialisten nodig voor het projectmanagement en moeten medewerkers strikt nieuwe onderhoudsvoorschriften volgen. We hebben de taakomschrijvingen en organisatiestructuur voor het project hiervoor aangepast. Het is dus ook na de start zeker geen `business as usual'. Maar het resultaat mag er zijn!"

   Projectkenmerken
   Naam:                     WTC Schiphol
   Plaats:                   Schiphol, Haarlemmermeer
   Gebouw:                   Kantoren
   Sector:                   Commercieel vastgoed
   Type:                     Verduurzaming, beheer en onderhoud
   Oplevering:               2014
   Betrokken partijen prestatiecontract
   Opdrachtgever:            World Trade Center Schiphol Airport
   Opdrachtnemer:            Cofely
   Financier:                Geen investeringen, bestaande
                             installaties
   Adviseur:                 Halmos Adviseurs
   Kenmerken van het prestatiecontract
                             Duurzaamheid en onderhoud. De extra
                             onderhoudskosten worden betaald uit de
                             gegarandeerde energiebesparing.
   Op welke onderdelen heeft
   het Prestatiecontract     - Energie
   betrekking?
                             - Comfort

                             - Onderhoud en beheer van alle
                             installaties
                             Jaarlijks 15% energiebesparing ten
                             opzicht van het jaar voorafgaande aan
   Beoogde jaarlijkse        dit contract. Verlaging CO2- uitstoot
   besparing:                van 8%. Gegarandeerde kostenbesparing
                             100.000 euro per jaar, gerealiseerd:
                             120.o00 per jaar
   Contractwaarde:           Niet gepubliceerd
   Contract duur:            5 jaar
   Technische details:       Besparingspotentieel vastgesteld middels
                             de Energy Navigator
   Contactgegevens voor meer informatie
   Bedrijf:                  Halmos Adviseurs
   Naam:                     Ed Rooijakkers
   Telefoonnummer:           06-653167175
   Emailadres:               er@halmos.nl
   Website:                  www.halmos.nl
   Bedrijf:                  Cofely
   Naam:                     Jan Ewout Scholten (Business Development
& Innovation)
   Telefoonnummer:           06-19295018
   Emailadres:               janewout.scholten@engie.com
   Website:                  www.engie.nl