Griffier als actieve beheerder informatie aan de raad
LELYSTAD/DEN HAAG - `Als werkgever van de griffie moeten we er voor zorgen dat wij de griffier goed aansturen zodat we in de praktijk niet worden overspoeld moet stukken', stelt het Velsense raadslid Diepstraten tijdens de bijeenkomst `Raad op weg naar 2018' van Raadslid.Nu in Lelystad.
De rol van de griffier in het verzorgen van de stukkenstroom richting de raad is voor discussie vatbaar, zo bleek in Lelystad. Hij kan een doorgeefluik zijn voor het college van B&W, zonder daarbij inhoudelijk naar de stukken te kijken. Die taak is dan weggelegd voor de gemeentesecretaris.
Daartegenover staat een actieve rol, waarbij de griffier zorgt voor leesbare stukken richting de raad.
In sommige gemeenten wordt ernaar gestreefd om de belangrijkste punten door de griffier op een pagina samen te vatten. De raad krijgt daarmee de mogelijkheid om kort en bondig te zien wat er vanuit het college wordt voorgesteld. Hiermee wordt voorkomen dat de raad bedolven wordt onder teveel
informatie tegelijkertijd. Hiertegenover staat dat raadsleden er prijs op stellen om zo volledig mogelijk geinformeerd te worden, wat door het samenvatten van de stukken niet gebeurd.
Stukkenstroom door brievenbus en op iPad
Het verder professionaliseren van de griffier en griffier zodat de stukkenstroom naar de raad beter wordt gestroomlijnd, is een van de aanbevelingen uit het rapport 15,9 uur van de Raad voor het Openbaar Bestuur. Volgens Marcel Boogers, lid van de Raad voor het Openbaar Bestuur, die in
Lelystad een presentatie gaf op het rapport '15,9 uur' kregen raadsleden vroeger al heel veel stukken. `Meestal een pak papier van een kilo dat net door de brievenbus paste. Nu hebben raadsleden een iPad. Het gevolg daarvan is dat raadsleden nog meer stukken toegestuurd krijgen, onder de
schijn van transparantie door het college. Mijn advies aan de raad: trap er als raad niet in! Maak duidelijk wat je wil'.
Actieve rol van de griffier Aanbeveling Rob-rapport
De griffier kan een actieve rol kan spelen in de juiste informatievoorziening van raadsleden, volgt uit de aanbeveling uit het Rob-rapport. Het creeren van bewustzijn over de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het functioneren van de raad is daarbij een belangrijke rol die de griffier kan
spelen. Ook kan de griffie ervoor zorgen dat raadsleden op de hoogte zijn van de instrumenten die zij tot hun beschikking hebben en kunnen ze bijeenkomsten organiseren waarbij raadsleden in gesprek gaan met belanghebbenden. Kortom, een ruime taakopvatting is wenselijk volgens de Rob.
Stukkenstroom gezamenlijke verantwoordelijkheid
De informatiestroom aan de raad is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van raadsgiffier, college en ambtelijke organisatie, zo heeft Raadslid.Nu betoogt in reactie op het Rob-rapport. `Wij roepen daarom gemeentesecretarissen op om er voor te zorgen in samenwerking met het college en de
griffier dat de informatie aan raadsleden overzichtelijk, helder en duidelijk is. Het verwijt dat soms wordt gemaakt dat raadsleden zich met details bezig houden, wordt ook veroorzaakt doordat colleges geen duidelijke keuzes voorleggen aan de raad', aldus voorzitter Mark den Boer.
Op twitter is de discussie in Lelystad aanleiding voor een peiling onder griffiers wie verantwoordelijk is voor de stukkenstroom en goede informatievoorziening van de raad. Zie het twitterbericht.
Bron: Raadslid.Nu, de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden, 23 mei 2016
Social media: Raadslid.Nu is ook te volgen op Twitter (@RaadslidNu), Facebook en LinkedIn.
Raadslid.Nu is de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en staat voor een sterke en krachtige positie van gemeenteraden ten behoeve van het functioneren van de lokale democratie.
Wist u dat sinds de wijziging van het rechtspositiebesluit voor raads- en commissieleden, de gemeente de contributie van de beroepsvereniging vergoedt, waarvan een raadslid in verband met de uitoefening van zijn functie lid is.
Nog geen lid van de vereniging? Een collectief lidmaatschap kost maar 35 euro per persoon en commissieleden en fractieondersteuners vallen, wanneer zij ook aangemeld zijn, binnen een collectief lidmaatschap. Het individueel lidmaatschap kost 75 euro. Aanmelden kan hier!