Statuut documentaire informatievoorziening Financien, 2008

Artikel 1

Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Archief

Het geheel (een verzameling) van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door een instelling, persoon of groep personen en naar hun aard bestemd daar onder te berusten.

Archiefbeheer

De feitelijke of uitvoerende werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, als ook om archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen te vernietigen.

Archiefbeheerder

Degene die namens de Secretaris-generaal verantwoordelijk is voor het laten uitvoeren van een effectief en efficiënt archiefbeheer voor de onder hen vallende archiefvormende onderdelen.

Archiefbeherende

onderdelen

Archiefbescheiden

Binnen het ministerie van Financiën worden de onderdelen die tot taak hebben de feitelijke of uitvoerende werkzaamheden met betrekking tot het archiefbeheer uit te voeren als archiefbeherend onderdeel aangemerkt.

Bescheiden conform artikel 2 van de Archiefwet, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. Dit houdt in dat deze bescheiden de neerslag zijn van of gebruikt zijn bij activiteiten of handelingen op een bepaald beleidsterrein en/of beleidsprocessen.

Archiefvormende

onderdelen

Binnen het ministerie van Financiën worden de daaronder vallende organisatieonderdelen, buitendiensten, raden, commissies en projectorganisaties als archiefvormende onderdelen aangemerkt.

Archiefwettelijke zorg

De algemene bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet. Hieronder is ook begrepen de verantwoordelijkheid voor een efficiënt en effectief archiefbeheer, geschikte huisvesting, deskundig personeel, het vaststellen van beheersvoorschriften en voldoende financiële middelen.

Afdoening

Het bijhouden en bewaken van de (tijdige) afhandeling van documenten.

Beheersregels

Regels voor het archiefbeheer om te kunnen voldoen aan de wettelijke bepalingen.

Beleidsterrein

Geheel van relaties tussen archiefvormende organen die handelingen of activiteiten verrichten in het kader van een bepaald overheidsbeleid, dat voortvloeit uit een overheidstaak.

Bijzondere informatie

Staatsgeheimen en overige niet-staatsgeheime informatie waarvan kennisname door niet gerechtigden nadelige tot zeer ernstige gevolgen kan hebben voor de belangen van de Staat, van zijn bondgenoten of van é én of meer ministeries.

Document

Object of een voorwerp dat gegevens draagt met het doel deze gegevens eraan te ontlenen en te gebruiken.

Documentair

structuurplan

Systematische identificatie en ordening van bedrijfsprocessen of handelingen en/of archiefbescheiden in categorieën overeenkomstig logisch gestructureerde conventies, methoden en procedureregels.

Documentaire

informatievoorziening

Het voorzien in informatie door middel van het creëren, identificeren, verzamelen, verwerken, vastleggen en het ontsluiten van documenten en ter beschikking stellen.

Dossier

Het geheel van archiefbescheiden ontvangen of opgemaakt door een archiefvormend orgaan bij het verrichten van handelingen ten aanzien van of een zaak, of een object of een subject.

Duurzame staat

Een zodanige staat van de informatiedrager en de daarop vastgelegde informatie, als ook een zodanige materiële verzorging, dat raadpleging nu en in de toekomst mogelijk blijft.

Indexering

Proces van het vaststellen van zoekkenmerken om het terugzoeken van archiefbescheiden en/of informatie te vergemakkelijken.

Metagegevens (metadata)

Gegevens die context, inhoud en structuur van archiefbescheiden en hun beheer door de tijd heen beschrijven.

Minister

De minister van Financiën. Is de zorgdrager voor het ministerie van Financiën, zoals bedoeld in artikel 1 van de Archiefwet.

Ministerie

Het ministerie van Financiën.

Overbrenging

Het blijvend voor bewaring overdragen van de zorg en het beheer van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden aan een archiefbewaarplaats (het Nationaal Archief).

(Rapport) institutioneel onderzoek

Een contextbeschrijving van de beleidsterreinen van een overheidsorgaan, waarop dit orgaan handelend optreedt.

Registratie

Handelingen die nodig zijn om documenten zodanig vast te leggen, dat deze documenten kunnen worden geïdentificeerd, toegankelijk kunnen worden gemaakt en ter beschikking kunnen worden gesteld.

ductie

Elke gelijkluidende weergave van een origineel in een andere gedaante of op een andere drager.

Rubriceren

Selectielijst

Het vaststellen dat een gegeven een staatsgeheim of departementaal vertrouwelijk is en volgens de Rubriceringslijst ministerie van Financiën 2007 bepalen van de mate van beveiligingsgradatie die hieraan dient te worden gegeven.

Een vorm van een wettelijk voorgeschreven selectie-instrument voor de selectie van overheidsarchieven in te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, inclusief de selectietermijn.

Substitutie

Zie vervanging.

Toezicht

Het houden van toezicht op de ambtelijke verantwoordelijkheid voor (de kwaliteit) van het archiefbeheer.

Vervanging

Vervangen van archiefbescheiden door reproducties.

Vernietiging

Het zodanig materieel bewerken van de informatiedrager (o.a. papier, geluidsband, film, diskette, CD-rom) dat de daarop vastgelegde informatie niet meer te reconstrueren is.

Vervreemding

Het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een ander overheidsorgaan.

Voortgang

Het bijhouden en bewaken van de (tijdige) behandeling van een document door de organisatie heen (op is van de verblijfplaatsen of de routing van een document).

Zorgdrager

De minister van Financiën.