Toepassen Archiefwet- en regelgeving op personeelsgegevens ministerie van Economische Zaken
Beschrijving van gegevensverwerking in verband met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Basisgegevens
| Naam verwerking | Toepassen Archiefwet- en regelgeving op personeelsgegevens |
|---|---|
| Meldingsnummer | M172 |
| Verantwoordelijke(n) | Minister van Economische Zaken, voor deze de directeur Bedrijfsvoering |
Welke gegevens van wie worden verwerkt, en waarvoor zijn die gegevens verzameld?
| Betrokkene(n) | Personeelsleden en oud-personeelsleden van het ministerie van EZ |
|---|---|
| Persoonsgegevens | |
| Soort gegevens | Personeelsgegevens in zowel papieren dossier als in P-Direkt |
| Verzameldoel | Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale wet- en regelgeving. |
| Soort gegevens | Personeelsgegevens in papieren vorm |
| Verzameldoel | Conform artikel 7 Archiefwet 1995 vernietigen van papieren documenten die door digitale reproducties zijn vervangen (substitutie). |
| Bijzondere persoonsgegevens |
Wat wordt in feite met de gegevens gedaan?
Doel(en) van verwerking
- Uitvoering geven aan de wettelijke bewaartermijnen op grond van de Archiefwet 1995 en fiscale wet- en regelgeving.
- Conform artikel 7 Archiefwet 1995 vernietigen van papieren documenten die door digitale reproducties zijn vervangen (substitutie).
- Regie op de overdracht, het bewaren en vernietigen van digitale documenten en papieren personeelsdossiers door respectievelijk P-Direkt en Doc-Direkt.
Gegevens worden verstrekt aan ("ontvangers")
- Medewerkers P-Direkt belast met de uitvoering het BSD Mens & Werk voor het bewaren en vernietigen van digitale documenten van EZ (vanaf 2006)
- Directeur P&O (DB) die de vernietigingslijst van P-Direkt en de vernietigingsvoorstellen van Doc-Direkt moet goedkeuren (toepassing BSD Mens & Werk)
- Team DI (DB/IFH) belast met de regie op de overdracht, bewaren en het vernietigen van papieren personeelsdossiers tot 2006 door Doc-Direkt
- Medewerkers P-Direkt belast met de uitvoering van het substitutiebesluit EZ voor papieren documenten
- Medewerkers P&O (DB) die de vernietigingslijst van P-Direkt en de vernietigingsvoorstellen van Doc-Direkt moeten verifiëren (toepassing BSD Mens & Werk)
- Doc-Direkt als bewerker belast met het bewaren en vernietigen van papieren personeelsdossiers tot 2006
- Het Nationaal Archief (NA) als verantwoordelijke na overdracht van papieren B personeelsdossiers door Doc-Direkt en van digitale B documenten door P-Direkt (toepassing BSD Mens & Werk)
- Reisswolf Nederland B.V. voor het daadwerkelijk vernietigen van papieren documenten
Doorgifte buiten EU
| Doorgifte? | Nee |
|---|
Wie is (zijn) de verantwoordelijke(n) voor de verwerking?
Adres verantwoordelijke(n)
| Naam | Minister van Economische Zaken, voor deze de directeur Bedrijfsvoering |
|---|---|
| Postadres | Postbus 20401 2500EK Den Haag NEDERLAND |
Verwerking is uitbesteed aan ("bewerker")
| Naam | P-Direkt (agentschap ministerie van BZK) |
|---|---|
| Bezoekadres | Schenkkade 100 2595AS Den Haag NEDERLAND |
| Postadres | Postbus 20011 2500EA Den Haag NEDERLAND |
Verwerking is uitbesteed aan ("bewerker")
| Naam | Doc-Direkt (baten-lastendienst BZK) |
|---|---|
| Bezoekadres | Diepenhorstlaan 20 2288EW Rijswijk NEDERLAND |
| Postadres | Postbus 20011 2500EA Den Haag NEDERLAND |
Verwerking is uitbesteed aan ("bewerker")
| Naam | Reisswolf Nederland B.V. |
|---|---|
| Bezoekadres | Haven Zuidzijde 21 9679ZG Scheemda NEDERLAND |